• Rekrutacje

  • Doradztwo personalne

  • Warsztaty rynku pracy

List motywacyjny

Jak wiadomo list motywacyjny jest jednym z dokumentów aplikacyjnych. Jednak jego napisanie jest często trudne dla osób aplikujących do pracy. Każdy chce, by list motywacyjny został odebrany pozytywnie – jest on bowiem ważnym źródłem argumentów, które mają skłonić pracodawcę do zaproszenia kandydata na rozmowę kwalifikacyjną. Zdajemy sobie sprawę z tego, iż napisanie profesjonalnego listu motywacyjnego może sprawić problemy, szczególnie osobom, które dopiero wchodzą na rynek pracy. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom tych osób, postanowiliśmy stworzyć krótki poradnik, który pozwoli ustrzec się przed najczęstszymi błędami, popełnianymi przy przygotowywaniu dokumentów aplikacyjnych.

Rozpoczęcie pracy nad listem motywacyjnym to czas na poukładanie sobie w głowie tego, co powinno zostać w nim umieszczone. Warto wówczas odpowiedzieć na następujące pytania:

  • Czy jesteś przekonany, że ta oferta pracy jest dla Ciebie? Jeśli tak, to dlaczego?
  • Czy wiadomo do kogo skierować list?
  • Jakie są powody aplikacji właśnie do tej firmy?
  • Czy gdybyś był szefem tej firmy zatrudniłbyś kandydata takiego jak Ty? Jakie powinieneś posiadać umiejętności, kompetencje by zostać zatrudnionym?

Składając aplikację na wymarzone stanowisko należy mieć świadomość tego, że nie jest się jedynym kandydatem. Dlatego list motywacyjny powinien zostać przygotowany tak, by jego autor wyróżniał się spośród wielu innych kandydatów, o często bardzo zbliżonych kwalifikacjach. List motywacyjny ma również za zadanie wypromować kandydata i przekonać rekrutera, że to właśnie ten kandydat możliwie jak najlepiej spełnia wymagania pracodawcy podane w ogłoszeniu, i w związku z tym warto poświęcić czas na rozmowę kwalifikacyjną z nim.

List motywacyjny powinien mieć odpowiednią oprawę graficzną i formę. Należy pamiętać, że list motywacyjny nie może być zbyt długi. Optymalna długość to ¾ strony formatu A4. Odpowiednia długość listu zwiększa prawdopodobieństwo tego, iż list zostanie przeczytany. Tego samego nie można powiedzieć o listach przekraczających jedną stronę. List motywacyjny powinien wyróżniać się na tle innych – warto zadbać o interesującą oprawę graficzną. By list był schludny należy wybrać czcionkę, jak najbardziej przejrzystą i estetyczną. Czcionka nie może być zbyt duża, ani za mała. List motywacyjny powinien być poprawny pod każdym względem – ortograficznym, stylistycznym, interpunkcyjnym. Niedopuszczalne są również błędy merytoryczne – pomyłki w nazwach firm, czy też danych osób, do których list jest kierowany. Przed wysłaniem listu warto go przeczytać kilkakrotnie by upewnić się, że nie zawiera błędów czy literówek oraz, że jest napisany ładnym językiem. Ważne, dla zachowania przejrzystości, jest dobre rozmieszczenie treści na stronie oraz poprawne formatowanie. Sprawi to, że list będzie wyglądał przyjaźnie dla oka, a kompetencje kandydata z zakresu obsługi edytorów tekstu oraz umiejętności graficznego opracowania na pewno nie umkną uwadze rekrutera. Zawsze należy wyeksponować najważniejsze informacje. Zakończenie powinno zawierać tylko zwrot grzecznościowy. Elegancką formą jest odręczne złożenie podpisu na końcu listu – wtedy oczywiście wysyłamy skan w formacie PDF lub JPG.

Częstym błędem autorów listów motywacyjnych jest brak adresata. Sprawia to wrażenie, że list był wysłany do wielu odbiorców jednocześnie. Autor takiego listu może zostać odebrany jako mało zmotywowany do pracy w konkretnej firmie. Tymczasem by list motywacyjny był odebrany jako profesjonalny musi być zaadresowany do konkretnego odbiorcy – osoby lub instytucji. Przed wysłaniem aplikacji należy sprawdzić czy wysyłamy właściwy list motywacyjny – nierzadko do rekruterów trafiają listy pisane wcześniej do innej firmy, o czym świadczą nie zmienione dane takie jak: nazwa i data.  Zaleca się modyfikowanie listu każdorazowo w celu dostosowania go do potrzeb wybranego odbiorcy.

Odbiorcą może być

  1. firma, poszukująca pracownika
  2. firma, w której chcemy uzyskać zatrudnienie
  3. agencja doradztwa personalnego

W celu ustalenia odbiorcy listu warto przyjrzeć się ofercie, gdyż może być ona cennym źródłem informacji. Adresatem, jeśli można to ustalić, powinno być nazwisko osoby, odpowiedzialnej za zatrudnianie pracowników. Jeśli brak jest szczegółowych danych na ten temat można podać nazwę i adres firmy

Na początku listu motywacyjnego, odpowiadając na konkretną ofertę kandydat powinien powołać się na źródło, z którego dowiedział się o wakacie oraz podać nazwę stanowiska, numer referencyjny oferty, a także miejsce ukazania oraz datę publikacji.

List motywacyjny powinien nawiązywać do wymagań, które są podane w ofercie oraz być rozwinięciem i uzupełnieniem CV. List motywacyjny jest po to, by odpowiedzieć na wymagania pracodawcy, posługując się przykładami, opartymi na dotychczasowych doświadczeniach i osiągnięciach kandydata. Pracodawca oczekuje konkretów i liczb. Przedstawiając swoje osiągnięcia kandydat powinien zadbać o to, by zabrzmiały one przekonująco. Należy unikać zdań ogólnych np. „odpowiedzialny za koszty produkcji”. Zdecydowanie lepiej brzmi : „obniżenie kosztów produkcji o 15% w okresie trzech miesięcy”. List motywacyjny służy również pokazaniu dlaczego kandydat chce pracować właśnie na tym stanowisku na jakie aplikuje, a także korzyści jakie osiągnie pracodawca, zatrudniając kandydata. Ważne, by używać „języka korzyści” oraz wyróżnić się pozytywnie na tle konkurencji. Zakończyć należy w sposób grzecznościowy, sugerując że warto poświęcić czas na wzajemne poznanie.

Listy motywacyjne są traktowane często pobieżnie. Obserwuje się nagminne zjawisko kopiowania listów, gdzie jedynym wysiłkiem kandydata jest zmiana danych osobowych. Nieuprawnionym nadużyciem staje się jedna z częściej wymienianych cech, przez osoby poszukujące pracy – kreatywność. A tymczasem to właśnie dobrze przygotowany list motywacyjny może stać się atutem w walce o zdobycie wymarzonego stanowiska.